Møtebooking B2B: slik gjør de beste det

Å lykkes med B2B-møtebooking handler om systematikk, målrettet innsats og en tydelig strategi. I denne artikkelen vil vi gå i dybden på hvordan dere kan planlegge, forberede og gjennomføre møtebooking for å sikre at potensielle kunder faktisk ønsker å sette av tid til å snakke med dere. Vi skal dekke alt fra identifisering av mulige virksomheter til å lage en uimotståelig pitch, håndtering av innvendinger, samt hvordan dere følger opp når et møte er bekreftet.

1.0 Finn selskaper dere ønsker å møte

Det første steget i enhver B2B-møtebookingsprosess er å vite nøyaktig hvem dere ønsker å nå ut til. Hvis dere ikke har en klar formening om hvilke selskaper som er aktuelle, vil det også være vanskelig å vite hvilken verdi dere kan tilføre dem. Start derfor med å lage en liste over bedrifter som kan dra nytte av det dere tilbyr.

En metode for å finne slike selskaper er å spørre dere selv:

• Hvilke type bedrifter har vi lykkes best med tidligere?

• Hvilke bransjer og segmenter kjenner vi best?

• Hvem er mest sannsynlig å investere i et produkt eller en tjeneste som vår?

Selskaper finnes overalt, men det gjelder å lete på de rette stedene. Proff.no og Purehelp er to verktøy som kan benyttes for å filtrere ut bedrifter. LinkedIn kan også være nyttig for dette formålet, fordi dere kan filtrere på bransje, geografi, selskapets størrelse og mye mer. Videre kan dere søke opp bransjeoversikter og bruke nettverk. Ikke vær redd for å gå “back to basics” ved å se på deltakere på messer, konferanser og seminarer. Mange bedrifter er synlige nettopp i slike sammenhenger, og disse kontekstene gir ofte konkrete kontaktpersoner og opplysninger.

Med en lengre liste bør dere bruke smart segmentering for å dele opp og prioritere listen. Her er noen eksempler:

• Størrelse: Hvor mange ansatte har selskapet, eller hva er omsetningen deres? Har dere best resultater med småbedrifter, mellomstore virksomheter eller store konsern?

• Geografi: Hvor i landet (eller internasjonalt) ønsker dere å operere? Reiser dere fysisk, eller har dere digitale møter med kunder på tvers av landegrenser?

• Bransjer: Hvilke bransjer har dere mest erfaring med? Hvis dere for eksempel spesialiserer dere på software-løsninger for detaljhandel, vil nettopp denne bransjen være et naturlig nedslagsfelt.

• Vekst og utvikling: Er selskapene i vekstfasen der de er mer mottakelige for nye løsninger? Eller er de i en omstruktureringsfase der behovet for kostnadskutt er dominerende?

• Andre karakteristika: Dette kan være alt fra verdier og visjon til spesifikke teknologier virksomheten benytter. Noen velger seg målbedrifter som har en viss profil – eksempelvis miljøbevisste bedrifter, eller bedrifter med innovasjonskultur.

Ved å være tydelig på hva som kjennetegner de rette selskapene for dere, kan dere enklere filtrere ut de som ikke passer, og dermed bruke tid og ressurser på de mest lovende mulighetene.

2.0 Skap et relevant tilbud som skaper verdi og nysgjerrighet

Å booke et møte handler om å trigge interesse – men interessen kommer ikke av seg selv. Dere må kunne vise til et tilbud eller en løsning som har reell verdi for bedriften. Det er ikke nok å si: “Vi vil gjerne ha et møte”. Kundene vil alltid spørre (bevisst eller ubevisst): “Hva har jeg å vinne på å bruke tid på dere?”

Skap et uimotståelig tilbud som kundene ikke kan si nei til. Det skal være så attraktivt og enkelt å si “ja” til at potensielle kunder nesten ser det som en selvfølge. Hvordan oppnå dette? Her er noen viktige komponenter:

• Lav risiko: Demonstrer at det er en uforpliktende og lavrisiko mulighet å møtes med dere. De skal slippe å bekymre seg for at de binder seg til noe.

• Klar verdi: Vær konkret på verdien de får ut av et møte. Hvis dere tilbyr en gratis konsulentvurdering, en spesifikk analyse eller eksklusive bransjeinnsikter, kan dette være en døråpner.

• Tidsbesparelse: Respekter at kundens tid er dyrbar. Et eksempel kan være: “Vi trenger bare 15 minutter for å vise deg hvordan dere kan spare 20 % på [X].”

• Skreddersøm: Ikke kom med et generisk budskap. Spiss tilbudet mot de spesifikke utfordringene eller målene dere antar kunden har.

En vellykket tilnærming handler ikke om å være påtrengende, men å senke terskelen for å ta det første møtet. Fin balansen mellom selvsikkerhet og ydmykhet.

3.0 Finn beslutningstaker og deres kontaktinformasjon

Selv det beste tilbudet har liten verdi dersom det ikke presenteres til rett person. Det er avgjørende å finne ut hvem som faktisk har myndighet til å ta eller påvirke en kjøpsbeslutning. Dette gjelder spesielt i B2B-markedet, hvor beslutninger ofte tas av flere interessenter.

Tips for å identifisere beslutningstakeren:

• Start bredt: Se på bedriftens nettside, LinkedIn og pressemeldinger. Finn ut hvem som er daglig leder, salgsdirektør, markedssjef eller driftssjef.

• Finkjem detaljer: I større organisasjoner kan det være produktansvarlige, mellomledere eller prosjektledere som er de beste kontaktpersonene.

• Bruk nettverk: Spør om noen i deres nettverk kjenner den rette personen. En referanse fra noen på innsiden kan veie tungt.

Bruk verktøy som Proff.no, AI-løsninger og LinkedIn Sales Navigator for å identifisere og kontakte relevante beslutningstakere.

4.0 Lag en rå pitch som kan leveres på noen sekunder

Når dere først får tak i den rette personen på telefon (eller på e-post, LinkedIn, videomelding, etc.), må dere ha en pitch som er både kort og konsis, og som raskt får fram deres uimotståelige tilbud. I dagens travle arbeidsliv er det en kamp om oppmerksomheten, og dere får sjelden mer enn noen få sekunder til å bevise at dere har noe verdifullt å si.

Eksempel på en kjapp telefonpitch: "Hei [Navn]! Jeg heter [Ditt navn] og ringer fra [Firmanavn]. Jeg har jobbet med flere selskaper i [deres bransje] som har klart å øke salget med 30 % ved hjelp av vårt nye verktøy. Jeg ser at dere ekspanderer i Norden, og lurer på om du har 15 minutter denne uken til å høre mer om hvordan vår løsning kan gjøre ekspansjonen deres enda smidigere?"

Pass på å snakke i et naturlig tempo og toneleie. Unngå overdreven “reklamestemme”, men fremstå entusiastisk, profesjonell og nysgjerrig på kundens situasjon.

5.0 Lag en liste over innvendinger og hvordan de kan håndteres

Innvendinger er en naturlig del av salgsprosessen. Faktisk er innvendinger ofte et tegn på at kunden begynner å engasjere seg i dialogen. De vil vite mer, men har bekymringer som må besvares. Da er det viktig å være forberedt, slik at dere ikke lar dere overrumple.

Typiske innvendinger og håndtering:

• "Vi har ikke tid akkurat nå" Håndtering: "Jeg forstår at dere er travle. Nettopp derfor tilbyr vi et 15-minutters møte som kan spare dere betydelig tid i det lange løp. Er det et par tidspunkt denne eller neste uke som passer?"

• "Vi har ikke budsjett" Håndtering: "Forstår. Mange opplever press på budsjettet i disse tider. Vår tilnærming går ofte ut på å spare bedriften for uventede kostnader og øke inntektsmuligheter. Kanskje 15 minutter kan gi dere innsikt i om denne investeringen faktisk kan lønne seg for dere?"

• "Vi har allerede en leverandør på dette" Håndtering: "Det er bra dere allerede har en løsning. Mange av kundene våre bytter ikke leverandør, men supplerer med vår løsning fordi vi dekker behovet X bedre. Kan vi se om dette også gjelder for dere?"

• "Send meg informasjon på e-post" Håndtering: "Selvsagt! Jeg sender gjerne et kort sammendrag. Men vi vet av erfaring at en kort prat på 10-15 minutter ofte gir mer nyansert info om deres situasjon. Hvordan høres det ut å ta en kjapp telefonprat i neste uke?"

Jo mer dere øver på å svare på slike innvendinger, jo mer naturlig og overbevisende vil dere fremstå. Husk å alltid møte innvendinger med forståelse, og bygg bro til hvorfor dere fortsatt mener det er verdt å møtes.

6.0 Plukk opp telefonen – ring 2, maks 3 ganger første dag

Den raskeste veien til et møte er i mange tilfeller å ringe direkte. Selv om e-post, LinkedIn-meldinger og andre digitale kanaler kan være nyttige, er det ofte telefonen som gir den mest direkte og umiddelbare responsen. Her er noen tommelfingerregler:

• Timing: Mange ledere og beslutningstakere er mest tilgjengelige om morgenen før klokken 09:00 eller på slutten av arbeidsdagen. Unngå lunsjtiden hvis mulig.

• Antall oppringninger: Dersom du ikke får svar, er det akseptabelt å prøve igjen 2-3 ganger samme dag, men ikke overdriv. La det gå litt tid mellom forsøkene slik at du ikke fremstår som masete.

• Legg igjen en kort og tydelig beskjed om mulig: Dersom du får telefonsvarer, kan du si: "Hei, [Navn]. Dette er [Ditt navn] fra [Firma]. Har noe viktig å dele som kan være aktuelt for deg. Du kan ringe meg på [nummer], eller så prøver jeg igjen senere."

Noen kvier seg for å ringe flere ganger av frykt for å bli oppfattet som pågående. Likevel kan det være at beslutningstaker faktisk er positiv, men rett og slett ikke har rukket å svare. Husk at dere gjør dem en tjeneste ved å tilby noe dere oppriktig tror kan hjelpe dem, så ikke vær redd for å ta en oppfølgingssamtale.

7.0 Ha høy selvtillit – du gjør dem en tjeneste

Selvtillit er en nøkkelkomponent i salgsprosessen, spesielt når det kommer til kaldt salg og møtebooking. En usikker stemme i telefonen kan gjøre den som mottar samtalen, usikker på verdien av tilbudet. Tenk på at dere representerer en seriøs bedrift med en løsning som faktisk kan gjøre en positiv forskjell for kundene.

• Mental innstilling: Se for deg at du ringer for å gi kunden en gave. Dere er ikke tiggere som ber om et møte – dere er eksperter som tilbyr en mulighet for forbedring, besparelser eller vekst.

• Vær rak i ryggen: Selv om personen på den andre enden kan være travel, har de ikke mer “rett” til å si at ditt arbeid er uviktig. Ha respekt for andres tid, men også respekt for deg selv.

• Unngå aggressivitet: Selvtillit betyr ikke at man blir arrogant. Det handler om å være trygg, rolig og tydelig på at det du tilbyr er verdifullt.

Når du utstråler trygghet og tro på eget produkt, vil flere potensielle kunder få lyst til å høre på det dere har å si.

8.0 Vurder å sende en videomelding om dere ikke får kontakt

Det finnes stadig flere kreative og effektive metoder for å få kontakt med potensielle kunder. En av dem er å sende en kort videomelding. Dette kan gjøres på ulike plattformer, som e-post eller LinkedIn, og kan virke mye mer personlig og engasjerende enn en standard tekstmelding.

• Personlig hilsen: Ta opp en video på 30–60 sekunder der du presenterer deg selv og firmaet, og sier hvorfor du kontakter dem.

• Navn og kontekst: Nevn personens navn og trekk inn en relevant referanse til deres situasjon eller bransje. Dette gir et mer skreddersydd inntrykk.

• Klart formål: Vær tydelig på hva du ønsker. Det kan være: “Jeg håper du har mulighet til et kort møte neste uke for å drøfte…”

• Unngå å overprodusere: Det trenger ikke være en perfekt produksjon. En autentisk og ekte henvendelse kan ofte virke mer troverdig.

Videomelding er fortsatt relativt lite brukt i mange bransjer, og dermed kan dere skille dere ut positivt ved å være tidlig ute. Samtidig kan det kreve litt mot å sette seg foran kamera. Øv litt på forhånd, og vær komfortabel med budskapet.

9.0 Be dem bekrefte møte mens du har dem på telefonen

Når du først har fått en positiv respons og vedkommende viser interesse for et møte, er det viktig å få bekreftet tidspunktet umiddelbart. Folk er travle, og en intensjon om å møtes kan fort forsvinne blant andre prioriteringer hvis man ikke får en konkret avtale på plass.

• Foreslå konkrete tidspunkter: I stedet for å si “Når passer det for deg?”, foreslå “Passer det best på tirsdag kl. 09:00 eller onsdag kl. 14:00?” Dette gjør det enklere for kunden å velge og mindre sannsynlig at møtet dyttes ut i det blå.

• Send kalenderinvitasjon: Mens du har dem på telefonen, er det lurt å bekrefte e-postadresse og si: “Da sender jeg en kalenderinvitasjon med en gang.” Dette sikrer at møtet havner i vedkommendes kalender.

• Oppsummer formål med møtet: Gjenta kort hva dere skal diskutere, slik at det er helt klart for begge parter. “Kjempefint. Da snakkes vi på tirsdag kl. 09:00 om hvordan dere kan optimalisere salgsprosessen deres med vår nye digitale løsning.”

Husk alltid å takke for samtalen, og eventuelt nevne at du setter pris på at de tar seg tid. Gi et selvsikkert men høflig inntrykk.

10.0 Lag beste praksis møteinvitasjon og påminnelser

Det er ikke nok å sette opp et møte i en kalender og håpe at alt går etter planen. Møteinvitasjonen i seg selv bør formuleres på en måte som gir klarhet i hvem, hva, hvor og hvorfor. Samtidig er det viktig å følge opp med påminnelser.

• Klart emnefelt: “Møteinvitasjon: Optimalisering av [Firmanavnets] salgsprosess – 15 min Teams-møte”

• Dato, klokkeslett og varighet: Legg gjerne til tidssone hvis kunden er i utlandet.

• Kort agenda: Hva skal dere snakke om? Hvilke punkter eller utfordringer ønsker dere å ta opp?

• Forventet utfall: Hva er målet med møtet? Er det en behovsavklaring, en demonstrasjon, eller en innledende konsultasjon?

• Kontaktinfo: Husk å legge inn telefonnummer i tilfelle tekniske problemer.

Påminnelser:

• Send en e-post med en vennlig påminnelse 1–2 dager i forkant av møtet.

• Om møtet er digitalt, sjekk at kunden har lenken til videoplattformen og vet hvordan de logger seg på.

• Vurder en SMS-påminnelse noen timer i forveien, spesielt hvis det er et viktig møte.

Slik sørger dere for at dere minimerer sjansen for at folk glemmer møtet, og at de møter forberedt.

11.0 Om personen ikke kommer første 4 min av møtet – send e-post

Det kan skje at personer ikke dukker opp presist til digitale møter (eller fysiske møter). Det kan være mange årsaker: de ble forhindret i siste liten, glemte møtet, eller at det skjedde noe uforutsett. Uansett er det lurt å ha en rutine for å håndtere dette.

• Hvis ingen dukker opp etter 4–5 minutter, er det på sin plass å sende en e-post:

  • Høflig påminnelse: “Hei [Navn], jeg sitter klar i møterommet. Lurer på om du fremdeles har anledning til å delta, eller om vi skal finne et nytt tidspunkt?”

  • Vennlig tone: Ikke antyd at du er irritert eller krever en forklaring, men vær forståelsesfull.

  • Tilby alternativ: “Vi kan gjerne skyve 5–10 minutter hvis det passer bedre, eller vi kan avtale et nytt tidspunkt.”

Ofte kan dette føre til en rask unnskyldning fra vedkommende som kanskje ble forhindret i siste øyeblikk, og dere kan gjennomføre møtet, om enn med noen minutters forsinkelse.

Dersom det viser seg at personen ikke dukker opp i det hele tatt, kan dere ringe dem senere samme dag.

• Vis forståelse: “Hei, jeg så at du kanskje ble forhindret i dag. Går det bra med deg? Skjønner at ting kan komme i veien i en hektisk hverdag.”

• Gjør det enkelt å ombooke: “Skal vi finne en ny tid senere i uken? Jeg vil veldig gjerne gå gjennom mulighetene vi snakket om i forrige samtale.”

• Bekreft i kalender: Pass på at dere bekrefter det nye møtet på samme måte som tidligere – med en tydelig invitasjon og påminnelser.

Ved å opprettholde en hyggelig og forståelsesfull tone, selv når noen uteblir, kan dere bevare relasjonen og ofte redde møtet til et senere tidspunkt.

Ekstra tips for å bli en mester i B2B-møtebooking

For å fullføre denne guiden og gjøre den virkelig komplett, kan det være verdifullt å huske på noen generelle prinsipper som gjennomsyre hele prosessen. Her er noen ekstra tips som kan løfte booking-strategien deres enda et hakk:

• Hold oversikt: Bruk et CRM-system eller minst et enkelt regneark for å notere hvilke bedrifter dere har kontaktet, når dere sist tok kontakt, og hva som ble utfallet. Slik unngår dere å miste tråden.

• Analyser og juster: Følg med på hva som fungerer. Hvis dere merker at en bestemt pitch gir lite respons, endre på budskapet. Hvis en bestemt bransje er ekstra mottakelig, øk innsatsen der.

• Få referanser: Har dere allerede noen kunder i samme bransje? Del gjerne små kundehistorier (caser) om hvordan dere har hjulpet dem. Dette skaper troverdighet.

• Vær ekte: Ikke framstå som en “telefonselger” som leser opp et skript slavisk. En personlig og tilpasset tilnærming vekker mer tillit.

• God bruk av tid: Sett av faste tider i kalenderen til å ringe (calling hours). Vær konsekvent og dedikert.

• Oppfølging etter møtet: Møtebooking er ikke et mål i seg selv – det er starten på en prosess som skal lede til en handel eller en annen form for samarbeid. Så ha en plan for hva som skjer etter første møte.