Hvordan Norges beste advokater bruker ekstern møtebooking

I et stadig mer konkurranseutsatt marked er det viktig for advokater å sikre en jevn strøm av relevante klienter og saker. Selv de mest profilerte og etablerte advokatkontorene må kontinuerlig arbeide for å vokse og være lønnsomme. En effektiv, men ofte undervurdert strategi til nå, er å benytte ekstern møtebooking. I denne artikkelen ser vi på hvorfor Norges beste advokater bør vurdere dette, hvilke fordeler som oppnås, og hvordan man bør implementere den på en trygg og profesjonell måte.

1. Hvorfor ekstern møtebooking?

For en advokatvirksomhet – spesielt de som er blant de beste i landet – ligger mye av verdien i kompetansen, nettverket og merkvarebyggingen. Samtidig trekker flere administrative og markedsmessige oppgaver fokuset bort fra kjernevirksomheten.

1. Prosjekter for kunder
2. Interne møter
3. Rekruttering
4. Markedsføring
5. Opplæring

I tillegg så stiller partnerstrukturen noen spesielle utfordringer:

1. Mange partnere er ikke flinke til å kontakte nye kunder: Få advokatselskaper har mange partnere som er gode på å nå ut til nye kunder.
2. Unge partnere mangler nettverk: Med ekstern møtebooking bygger man sitt nettverk og klientrelasjoner raskere.
3. Alternativ kostnad – Om prospecting og kontakt av nye kunder må gjøres på bekostning av fakturering, er det ofte et godt businesscase og bruke eksterne møtebookere.
4. Mer tid til klientarbeid: Møtebooking kan være tidkrevende. Ved å sette den bort til en ekstern leverandør, frigjør man ressurser og tid til å konsentrere seg om de viktigste oppgavene: klientrådgivning, rettssaker, forhandlinger og kvalitetssikring av jussen.
5. Profesjonell oppfølging: Et byrå som spesialiserer seg på møtebooking, har rutiner og systemer for å finne de riktige prospektene, kontakte dem på en profesjonell måte og sørge for at potensielle klienter opplever høy kvalitet allerede i første kontaktpunkt.
6. Skalerbarhet: Når advokatvirksomheten vokser, kan det være vanskelig å følge opp alle nye muligheter. Et eksternt møtebookingsselskap kan raskt trappe opp innsatsen og nå flere prospekter uten at det går ut over intern kapasitet.
7. Jevn tilgang av nye kunder: Når det er mye å gjøre er det vanskelig å prioritere nye kundeprosesser, selv om man bør gjøre det. Med ekstern møtebooker er man sikret jevnt tilsig av nye kundemøter.

2. Hvem bør advokater rette seg mot?

De beste advokatene i Norge jobber ofte med store og krevende selskaper, institusjoner eller privatpersoner med komplekse behov. Samtidig har advokatselskapet mange fagdisipliner hvor man ønsker å møte ulike selskaper og beslutningstakere. Møtebooking kan målrettes mot ulike segmenter som store konsern, SMB, offentlig sektor og formuende privatklienter.

Et eksternt møtebookingbyrå kan hjelpe til med å identifisere de riktige segmentene ut fra advokatfirmaets strategi og kompetanseområder. De kan også justere målgruppelisten underveis, basert på respons og nye markedsbehov.

3. Hvordan finne riktig ekstern samarbeidspartner?

For et høytprofilert advokatkontor er renommé alt. Derfor er det viktig å finne en møtebookingleverandør som forstår hvilke standarder og krav som stilles. Noen kriterier:

1. Faglig innsikt: De bør sette seg inn i advokatfirmaets fagområder og terminologi for å kunne presentere tjenestene presist og troverdig overfor potensielle klienter.
2. Konfidensialitet og datasikkerhet: Advokatvirksomheter har et særlig ansvar for taushetsplikt. Selve møtebookingen involverer ikke alltid sensitive opplysninger, men leverandøren bør likevel kunne dokumentere rutiner for sikkerhet og GDPR-overholdelse.
3. Erfaring med B2B-salg og høytstående beslutningstakere: Mange av de potensielle klientene er ledere eller styremedlemmer. Møtebookerne må ha erfaring med å ta kontakt på C-level og vite hvordan man kommuniserer formelt, effektivt og med respekt for tidskrevende arbeidshverdager.
4. Tilpasset teknologi: Om leverandøren benytter verktøy som CRM-systemer, AI-drevne analyser eller automatiske utsendelser, bør det være mulig å integrere disse systemene sømløst med advokatkontorets rutiner og kommunikasjonsverktøy.

4. Hvordan sikre en god opplevelse for potensielle klienter?

Målet er å gi potensielle klienter en trygg og profesjonell opplevelse fra første telefonoppringning eller e-post. Noen sentrale punkter:

1. Tydelig brand og budskap: Møtebookerne må snakke med én stemme når de presenterer advokatkontoret. De bør bruke korrekt språk, holdning og tone som samsvarer med firmaets merkevare og anerkjennelse i markedet.
2. Klare rutiner for oppfølging: Når møte er booket, er det viktig at advokatfirmaet har en tydelig prosess for å bekrefte tidspunkt, sende møtelink eller fysisk adresse, og avklare eventuelle dokumenter som trengs i forkant.
3. Skreddersydd kommunikasjon: Alle klienter er ulike. Eksterne møtebookere bør ha tilgang til nok informasjon til å skreddersy budskapet. For eksempel kan de nevne kontorets spesialistområder innen M&A hvis klienten driver med selskapsoppkjøp, eller trekke frem suksesshistorier fra tilsvarende saker.
4. Førsteinntrykkets kraft: Husk at dette kan være første gang en potensiell klient snakker med ditt advokatkontor. Investér i god opplæring av eksterne møtebookere og sørg for at de har detaljerte “skript” og retningslinjer som sikrer et profesjonelt inntrykk.

5. Målbarhet og avkastning

For å sikre at ekstern møtebooking faktisk bidrar til vekst, er det essensielt å måle resultater over tid. Dette kan omfatte:

1. Antall bookede møter: Hvor mange møter bookes per måned, og hvor mange av disse blir gjennomført?
2. Antall prospects som brennes: Antall som takker nei til å møte kunden.
3. Kvaliteten på møtene: Hvilken type klienter er det som faktisk møter? Har de relevante behov, riktig størrelse og er de i beslutningsposisjon?
4. Hvor mange man etablerer en positiv relasjon til: Man bør ikke forvente at selskaper som kontaktes blir kunde umiddelbart. Vær utålmodig med aktiviteter, men tålmodige med resultater.
5. Konverteringsgrad: Hvor mange av disse møtene leder til et advokatoppdrag eller en ny sak?
6. Return on Investment (ROI): Hvor mye omsetning eller fortjeneste genereres i forhold til kostnadene ved å bruke ekstern møtebooking?

Disse tallene danner grunnlaget for justeringer i strategi og segmentering, og gir ledelsen et tydelig bilde av effekt og lønnsomhet.

Konklusjon

For Norges beste advokater er tid og profesjonalitet avgjørende faktorer. Ekstern møtebooking, kan frigjøre tid og ressurser som brukes bedre på juridisk rådgivning og andre strategiske oppgaver. En vellykket implementering forutsetter en grundig utvelgelse av leverandør, tydelige rutiner, god opplæring og kontinuerlig oppfølging. Med riktig tilnærming kan ekstern møtebooking være en høyeffektiv metode for å nå nye klienter, ekspandere på ønskede fagområder og samtidig opprettholde det sterke omdømmet som kjennetegner de fremste advokatkontorene i Norge.