Hvordan Minimere No-shows: 7 Trinn til suksess

Mange av har opplevd å bruke masse energi på å booke et møte, bare for å oppdage at den vi skal møte ikke dukker opp. “No-show” – når en deltaker uteblir uten forvarsel – er en stor tidstyv og kan koste både penger, motivasjon og omdømme. Enten du er en selger, eller møtebooker, er det frustrerende å planlegge en avtale og forberede deg grundig, for så å miste verdifull tid på grunn av en manglende oppmøte. Heldigvis finnes det grep du kan ta for å redusere andelen som ikke møter opp. I denne artikkelen gir vi deg sju konkrete trinn for å sikre at møtet skjer og minimere sannsynligheten for no-shows.

Velg riktig tidspunkt og medium for invitasjon

Å sørge for at avtalen passer inn i begge parters timeplan er første skritt på veien. Men det handler ikke bare om å finne et ledig tidspunkt; du bør også tenke på formen møtet skal ha. Er det et fysisk møte som passer best? Eller kan det like gjerne gjennomføres over Teams eller Google Meet? Noen ganger er et digitalt møte mer fleksibelt for den du skal møte, spesielt hvis vedkommende har en travel hverdag.

Videre bør du velge kommunikasjonskanalen som er mest hensiktsmessig for å sende invitasjonen. Du kan bruke en e-postkalender som automatisk lager en møteforespørsel med dato, klokkeslett og adressen (eller lenken) som kreves. Dermed har begge parter et konkret, digitalt holdepunkt fra første stund. Dette gjør det enklere å oppdatere møtet hvis noe endrer seg, og reduserer risikoen for misforståelser rundt tid og sted.

Bekreft formål og forventninger på forhånd

I tillegg til å sende en formell kalenderinvitasjon, bør du tydeliggjøre formålet med møtet. Forklar kort hvorfor du ønsker å møtes og hva du håper å få ut av det. For eksempel kan du skrive noe slikt i invitasjonen eller e-posten:

“Hei! Takk for at du setter av tid til et møte med meg den 15. oktober kl. 10:00. Målet med møtet er å gå gjennom hvordan vi kan hjelpe dere med [XYZ]. Jeg ønsker å høre mer om deres nåværende situasjon og diskutere mulige løsninger. Ser frem til å snakke med deg!”

På denne måten signaliserer du at du tar møtet på alvor og at du har et tydelig formål. Da får motparten en konkret forventning til hva som skal diskuteres. Dette øker sannsynligheten for at de opplever møtet som verdifullt – og dermed møter opp.

Bruk automatiske påminnelser

De færreste vil med vilje droppe et møte, men det kan skje at folk ganske enkelt glemmer avtaler i en travel hverdag. Her kan teknologi være din venn. Hvis du bruker et CRM-system eller et planleggingsverktøy, kan du ofte sette opp automatiske påminnelser som sendes ut per e-post eller SMS.

En vanlig praksis er å sende en vennlig påminnelse en dag før møtet, og deretter en ny påminnelse dagen en time før møtet. Dette er spesielt nyttig hvis du booker møter lang tid i forveien, eller hvis det er en bransje hvor planene ofte endres. Påminnelsene kan være helt korte og konsise, for eksempel:

“Dette er en påminnelse om møtet vårt i morgen kl. 10:00. Ser frem til å se deg!”

Selv slike enkle linjer kan gi akkurat den dytten motparten trenger for å huske avtalen.

Tilby enkel avbestilling eller endring

En av hovedgrunnene til no-shows er at folk ikke ønsker å meddele avlysningen i siste liten, eller de tror at de bare kan “slippe møtet” uten videre. Hvis du gjør det lett for motparten å endre tidspunkt eller avbestille, kan det redusere risikoen for at de bare uteblir. Pass derfor på å nevne at du har forståelse for at ting kan dukke opp, og at du gjerne vil finne en ny tid som passer bedre om noe kommer i veien.

For eksempel kan du i invitasjonen lenke til et bookingsystem der de selv kan flytte møtet, eller du kan skrive noe á la: “Gi meg gjerne beskjed i god tid dersom du må endre eller avlyse, så finner vi et nytt tidspunkt.” Når folk opplever fleksibilitet, er det mer sannsynlig at de faktisk sier ifra dersom de ikke kan møte, i stedet for å ignorere avtalen.

Forbered deg grundig og vis det

En annen effektiv metode for å unngå no-shows er å gi tydelig inntrykk av at du selv tar forberedelsene på alvor. Fortell gjerne kort hva du vil ha klart til møtet, for eksempel statistikker, rapporter eller eksempler på tidligere resultater. Dette gir møtedeltakeren en forståelse av at du investerer tid og ressurser i avtalen, og at de også bør gjøre det samme.

I tillegg kan du oppfordre dem til å tenke gjennom enkelte spørsmål eller hente ut noe informasjon i forkant. For eksempel: “Hvis du har mulighet, kan du ta en titt på dine siste salgstall og vurdere hvilke utfordringer du opplever akkurat nå. Da får vi mer ut av tiden vår sammen.” Denne typen “forhåndsoppgave” engasjerer mottakeren og gjør dem mer involvert i møtet før det i det hele tatt har begynt.

Samle erfaring og lær av feil

Til tross for alle mulige tiltak, kan du fortsatt oppleve no-shows av og til. Da er det viktig å samle erfaringen og finne mønstre:

• Hvilke bransjer, stillingstitler eller personlighetstyper har oftest en tendens til å utebli?
• Er det noe ved tidspunktet eller formatet som gjør at folk ofte melder avbud eller ikke dukker opp?
• Kommuniserer du på en måte som kan misforstås?

Ved å kartlegge disse faktorene kan du kontinuerlig forbedre innkallingsprosessen. Kanskje oppdager du at e-post invitasjoner tidlig på mandag fungerer dårlig, mens en kort telefonsamtale for å bekrefte møtet fredag ettermiddag fungerer bedre. Du kan også eksperimentere med ulike påminnelsesintervaller for å se hva som gir best utslag.