B2b Ekstern møtebooking for konsulenter

I et stadig mer konkurranseutsatt konsulentmarked er det viktig å sikre en jevn strøm av relevante kunder. Alle kjenner problemstillingen med at salg nedprioriteres når det er mye å gjøre og at det gjør at man har mindre å gjøre noen måneder frem i tid. Selv de mest profilerte og etablerte konsulentselskapene må kontinuerlig jobbe med nye kunder. En effektiv og ofte undervurdert strategi til nå er å benytte ekstern møtebooking for å nå potensielle kunder. I denne artikkelen ser vi på hvorfor Norges beste konsulenter bør vurdere dette, hvilke konkurransefortrinn de oppnår, og hvordan implementere det på en trygg og profesjonell måte.

1. Hvorfor ekstern møtebooking?

For en konsulentvirksomhet – spesielt de med ambisjoner – ligger mye av verdien i kompetansen, nettverket, kundebasen og merkvarebyggingen. I en travel hverdag er det mye som trekker fokuset bort fra salg:

1. Prosjekter for kunder
2. Interne møter
3. Rekruttering
4. Markedsføring
5. Opplæring

Å sørge for at man får en jevn flyt av nye kunder i en slik hverdag er krevende. Ekstern møtebooking kan være en løsning og bidra på flere måter:

• For det første er møtebooking en ferdighet hvor det er stor forskjell på de gode og de beste. De fleste konsulenter, selv de beste gjør svært lite møtebooking, mens dem som er spesialister kan skaffe inntil 3.000 møter i året. Hvem tror du er best, en som booker 10 i året, eller en som booker 3.000?
• Sekundært så sørger møtebookere for at dere får en jevn flyt av møter, uansett om dere har mye eller lite å gjøre, noe som vil skjerme dere for de naturlige underliggende svingningene.
• Møtebooking er ekstremt skalerbart. Knekker dere koden med uimotståelig tilbud kan man i mange bransjer raskt skalere fra 10 til 30 og flere nysalgsprosesser.
• Om prospecting og kontakt av nye kunder må gjøres på bekostning av fakturering, er det ofte et godt businesscase og bruke eksterne møtebookere.
• Et byrå som spesialiserer seg på møtebooking, har rutiner og systemer for å finne de riktige prospektene, kontakte dem på en profesjonell måte og sørge for at potensielle klienter opplever høy kvalitet allerede i første kontaktpunkt.

I partnerdrevede konsulentorganisasjoner har man i tillegg disse utfordringene:

• Mange partnere eller de som er ansvarlig for salg er ikke flinke til å kontakte nye kunder: Få konsulentselskaper har mange partnere som er gode på å nå ut til nye kunder.
• Unge partnere mangler nettverk: Med ekstern møtebooking bygger man sitt nettverk og klientrelasjoner raskere.

Et eksternt møtebookingbyrå kan hjelpe til med å identifisere de riktige segmentene ut fra advokatfirmaets strategi og kompetanseområder. De kan også justere målgruppelisten underveis, basert på respons og nye markedsbehov.

2. Hvordan finne riktig ekstern samarbeidspartner?

For et høyt profilert konsulentselskap betyr renommé mye. Det er derfor viktig å finne en møtebookingleverandør som forstår hva som kreves. Noen kriterier:

1. Forretningsforståelse: Å selge komplekse konsulenttjenester er veldig forskjellig fra å selge telefonabonnement. Finn en leverandør som forstår deres forretningslogikk for hvordan verdi skapes.
2. Faglig innsikt: Møtebookerne må kunnesette seg inn i konsulentens fagområder og terminologi for å kunne presentere tjenestene presist og troverdig overfor potensielle klienter samt lage gode pitcher.
3. Erfaring med B2B-salg og høytstående beslutningstakere: Mange av de potensielle kundene er ledere eller styremedlemmer. Møtebookerne må ha erfaring med å ta kontakt på C-level og vite hvordan man kommuniserer formelt, effektivt og med respekt for tidskrevende arbeidshverdager.
4. Tilpasset teknologi: Finn en leverandør som bruker state of the art teknologi i alle deler av prosessen slik at data fanges opp, man lærer og det er fokus på de rette tingene.

3. Hvordan sikre en god opplevelse for potensielle kunder?

Målet er å gi mulige kunder en trygg og profesjonell opplevelse fra første telefonoppringning eller e-post. Her er noen sentrale punkter:

1. Tydelig brand og budskap: Møtebookerne må snakke med én stemme når de presenterer konsulentselskapet. De bør bruke korrekt språk, holdning og tone som samsvarer med firmaets merkevare og anerkjennelse i markedet.
2. Klare rutiner for oppfølging: Når møte er booket, er det viktig at konsulentselskapet har en tydelig prosess for å bekrefte tidspunkt, tydeliggjøre agenda, og minne om møte på en god møte.
3. Skreddersydd kommunikasjon: Alle kunder er ulike. Eksterne møtebookere bør ha tilgang til nok informasjon til å skreddersy budskapet.
4. Skap er kraftfullt Førsteinntrykkets: Husk at dette kan være første gang en potensiell klient snakker med dere. Vær sikker på at møtebookerne forstår budskapet som skal formidles og hvordan håndtere de vanligste innvendingene.

4. Målbarhet og avkastning

For å sikre at ekstern møtebooking faktisk bidrar til vekst og lønnsomhet, er det essensielt å måle resultater over tid. Dette kan omfatte:

1. Antall bokede møter: Hvor mange møter bookes per måned, og hvor mange av disse blir gjennomført?
2. Antall prospects som brennes: Antall som takker nei til å møte kunden.
3. Kvaliteten på møtene: Hvilken type klienter er det som faktisk møter? Har de relevante behov, riktig størrelse og er de i beslutningsposisjon?
4. Hvor mange man etablerer en positiv relasjon til: Man bør ikke forvente at selskaper som kontaktes blir kunde umiddelbart. Vær utålmodig med aktiviteter, men tålmodige med resultater.
5. Konverteringsgrad: Hvor mange av disse møtene leder til et advokatoppdrag eller en ny sak?
6. Return on Investment (ROI): Hvor mye omsetning eller fortjeneste genereres i forhold til kostnadene ved å bruke ekstern møtebooking?

Disse tallene danner grunnlaget for justeringer i strategi og segmentering, og gir ledelsen et tydelig bilde av effekt og lønnsomhet.

Konklusjon

For Norges beste konsulenter er tid og profesjonalitet avgjørende faktorer. Ekstern møtebooking, kan frigjøre tid og ressurser som brukes i prosjekter og på andre strategiske oppgaver. En vellykket implementering forutsetter en grundig utvelgelse av leverandør, tydelige rutiner, god opplæring og kontinuerlig oppfølging. Med riktig tilnærming kan ekstern møtebooking være en svært effektiv metode for å nå nye klienter, ekspandere på ønskede fagområder og samtidig opprettholde et sterke omdømme.